Pertama Kali DPKD Belitung Musnahkan Arsip, Ini Tujuannya

TANJUNGPANDAN, BELITONGEKSPRES.COM - Dinas Perpustakaan dan Kersipan Daerah (DKPD) Kabupaten Belitung melakukan pemusnahan arsip periode tahun 2003 hingga 2010 Jadwal Retensi Arsip (JRA) di bawah 10 tahun.

Pemusnahan arsip itu dilakukan dengan mesin pencacah disaksikan oleh Inspektorat dan bagian hukum setda sebagai saksi pemusnahan serta dihadiri oleh arsiparis dari 21 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Kabupaten Belitung, bertempat di kantor DKPD Belitung, Jumat 4 Oktober 2024.

Sekretaris DKPD Belitung, Erda Yulvianti mengatakan, arsip sebagai rekaman informasi kegiatan yang dilaksanakan oleh setiap instansi volumenya akan selalu bertambah seiring dengan sedikitnya kegiatan yang dilaksanakan.

Semakin besar tugas pokok dan fungsi instansi semakin banyak kegiatan yang dilakukan, maka akan semakin banyak pula arsip yang tercipta.

BACA JUGA:Ketersediaan Beras di Bulog Belitung: Stok Aman hingga 3 Bulan ke Depan

"Tingkat pertembuhan arsip di Instansi membawa konsekuensi logis terkait dengan penyediaan ruang simpan, sarana kearsipan, tenaga pengelola, waktu dan biaya," kata Erda kepada Belitong Ekspres.

Menurut Erda, semakin banyak arsip yang harus dikelola, maka akan semakin besar biaya, waktu, tenaga, tempat dan sarana yang diperlukan. Selain itu, jumlah arsip juga akan mempengaruhi tingkat kecepatan dalam penemuan arsip kembali.

"Guna menghindari terjadinya kehilangan fisik, informasi arsip dan inefisiensi dalam rangka peningkatan pelayanan kearsipan, maka UU nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan mewajibkan pencipta arsip untuk melakukan pemeliharaan dan penyusutan arsip," jelasnya.

Ia menerangkan, penyusutan arsip meliputi pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

BACA JUGA:Pilkada Belitung 2024, Isyak Meirobie Janjikan Insentif Dukun dan RT Lebih 'Menyala'

Dalam hal pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna harus mengikuti prosedur pemusnahan arsip sebagaimana yang telah diamanatkan dalam UU nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal 52 berbunyi setiap lembaga negara dan lembaga yang terkena kewajiban berdasarkan UU itu juga melarang melaksanakan pemusnahan arsip tanpa prosedur yang benar.

Selain itu, dalam melaksanakan amanat UU nomot 43 tahun 2019, maka pada DPKD melaksanakan pemusnahan arsip. "Hari ini untuk pertama kali kita melaksanakan pemushaan arsip secara prosedural di lingkungan Pemkab Belitung," sebutnya.

Erda menambahkan, selain pemusmahan juga ada pemindahan arsip dan penyerahan arsip dari pencipta arsip ke lembaga kearsipan daerah di Kabupaten Belitung.

BACA JUGA:FLLAJ Belitung Rapat Bulanan, Bahas Berbagai Masukan Masyarakat